Beschwerderegelung

Artikel 1 Begriffsdefinitionen

In dieser Beschwerderegelung der Kanzlei ist zu verstehen unter:

– Beschwerde: jede schriftliche Äußerung von Unzufriedenheit seitens oder im Auftrag des Mandanten oder der unter dessen Verantwortlichkeit arbeitenden Personen über das Zustandekommen und die Ausführung einer Auftragsvereinbarung gemäß Paragraph 4 des NL-Anwaltsgesetzes;

– Kläger: der Mandant oder dessen Vertreter, der eine Beschwerde zur Kenntnis bringt;

Beschwerdeprüfer: der Anwalt, der mit der Bearbeitung der Beschwerde betraut ist.

Artikel 2 Anwendungsbereich

1. Diese Beschwerderegelung der Kanzlei findet auf jede Auftragsvereinbarung zwischen der RechtStaete vastgoedadvocaten & belastingadviseurs B.V. und dem Mandanten Anwendung.
2. Jeder Anwalt der RechtStaete vastgoedadvocaten & belastingadviseurs B.V. hat für die Bearbeitung der Beschwerde gemäß der Beschwerderegelung der Kanzlei Sorge zu tragen.

Artikel 3 Zielsetzungen

1. Festlegung eines Verfahrens, um Beschwerden von Mandanten innerhalb einer angemessenen Frist auf konstruktive Art und Weise zu bearbeiten.
2. Festlegung eines Verfahrens zur Feststellung der Ursachen für die Beschwerden von Mandanten;
3. Aufrechterhaltung und Verbesserung bestehender Geschäfts-verbindungen durch eine zielführende Bearbeitung von Beschwerden.
4. Ausbildung von Mitarbeitern, um mandantenorientiert auf Beschwerden zu reagieren;
5. Verbesserung der Qualität der Dienstleistung mittels Bearbeitung der Beschwerde und Analyse der Beschwerde.

Artikel 4 Informationen zu Beginn der Dienstleistung

1. Diese Beschwerderegelung der Kanzlei wurde veröffentlicht. Der Anwalt hat den Mandanten vor der Erteilung eines Mandats darauf hinzuweisen, dass die Kanzlei eine Beschwerderegelung handhabt und diese Anwendung auf die Dienstleistung findet.
2. Die RechtStaete vastgoedadvocaten & belastingadviseurs B.V. hat im Rahmen der allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt, bei welcher unabhängigen Partei oder Instanz eine Beschwerde, die nach Bearbeitung nicht gelöst werden konnte, zur Erlangung einer verbindlichen Entscheidung vorgelegt werden kann.
3. Beschwerden gemäß Artikel 1 dieser Beschwerderegelung der Kanzlei, für die nach Bearbeitung keine Lösung gefunden wurde, werden dem Landgericht vorgelegt.

Artikel 5 Internes Beschwerdeverfahren

1. Wendet sich ein Mandant an die Kanzlei mit einer Beschwerde, wird die Beschwerde an Frank van Buuren weitergeleitet, welcher als Beschwerdeprüfer auftritt.
2. Der Beschwerdeprüfer hat denjenigen, gegen den sich die Beschwerde richtet, über die Einreichung der Beschwerde in Kenntnis zu setzen und hat dem Kläger und demjenigen, gegen den sich die Beschwerde richtet, die Möglichkeit einer Erläuterung zu der Beschwerde zu bieten.
3. Derjenige, gegen den sich die Beschwerde richtet, hat nach Einschaltung des Beschwerdeprüfers oder nicht zu versuchen, mit dem Mandanten eine Lösung herbeizuführen.
4. Der Beschwerdeprüfer hat die Beschwerde innerhalb von vier Wochen nach Eingang der Beschwerde zu bearbeiten oder den Kläger unter Angabe von Gründen über die Abweichung der Frist unter der Mitteilung zu unterrichten, innerhalb welcher Zeit ein Urteil über die Beschwerde abgegeben werden kann.
5. Der Beschwerdeprüfer hat den Kläger und denjenigen, gegen den sich die Beschwerde richtet, schriftlich über das Urteil bezüglich der Begründetheit der Beschwerde unter Beifügung von Empfehlungen oder nicht zu unterrichten.
6. Wurde die Beschwerde zur Zufriedenheit bearbeitet, unterzeichnen der Kläger, der Beschwerdeprüfer und derjenige, gegen den sich die Beschwerde richtet, das Urteil über die Begründetheit der Beschwerde.

Artikel 6 Geheimhaltung und kostenlose  Beschwerdebearbeitung

1. Der Beschwerdeprüfer und derjenige, gegen den die Beschwerde geführt wurde, haben bei Bearbeitung der Beschwerde Geheimhaltung zu wahren.
2. Der Kläger schuldet keine Vergütung für die Kosten der Bearbeitung der Beschwerde.

Artikel 7 Verantwortlichkeiten

1. Der Beschwerdeprüfer ist für die rechtzeitige Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich.
2. Derjenige, gegen den sich die Beschwerde richtet, hat den Beschwerdeprüfer über eventuelle Kontakte und eine mögliche Lösung auf dem Laufenden zu halten.
3. Der Beschwerdeführer hat den Kläger über die Bearbeitung der Beschwerde zu unterrichten.
4. Der Beschwerdeführer hat die Akte über die Beschwerde zu führen.

Artikel 8 Beschwerderegistrierung

1. Der Beschwerdeführer hat die Beschwerde und somit auch den Gegenstand der Beschwerde zu registrieren.
2. Eine Beschwerde kann in mehrere Gegenstände eingeteilt werden.
3. Der Beschwerdeführer hat regelmäßig Bericht über die Bearbeitung der Beschwerden zu erstatten und spricht Empfehlungen zur Vermeidung neuer Beschwerden sowie zur Verbesserung von Verfahren aus.
4. Mindestens einmal pro Jahr sind die Berichte und Empfehlungen in der Kanzlei zu besprechen und zur Beschlussbildung vorzulegen.